"Saya cuma pinjam nama jadi pengarah. Kalau ada masalah, bukan tanggungjawab saya, kan?"

Seorang kenalan mahu menubuhkan sebuah syarikat di Malaysia.

Dia meminta rakannya dilantik sebagai salah seorang pengarah.

“Nama sahaja. Saya yang akan urus semuanya. Kamu tak perlu masuk pejabat atau buat apa-apa.”

Rakannya bersetuju. Dia menandatangani beberapa borang dan salinan resolusi yang diberikan kepadanya.

Dia tidak menerima gaji, tidak memiliki saham dan tidak pernah menghadiri mesyuarat syarikat.

Dua tahun kemudian, dia menerima surat daripada pihak berkuasa dan tuntutan berkaitan urusan syarikat.

Dia menjawab:

“Saya bukan pemilik sebenar. Saya cuma pinjam nama.”

Menjadi pengarah bukan sekadar membenarkan nama dimasukkan dalam rekod SSM.

1. Pengarah dan pemegang saham ialah dua kedudukan berbeza

Pemegang saham memiliki saham dalam syarikat.

Pengarah pula merupakan sebahagian daripada pihak yang bertanggungjawab mengurus atau mengarahkan pengurusan syarikat.

Seseorang boleh menjadi pengarah tanpa memiliki sebarang saham. Seseorang juga boleh menjadi pemegang saham tanpa menjadi pengarah.

Oleh itu, kenyataan berikut tidak dengan sendirinya melepaskan seseorang daripada tanggungjawab sebagai pengarah:-

• “Saya tak ada saham.”

• “Saya tak ambil gaji.”

• “Saya tak dapat untung.”

• “Saya tak terlibat dalam operasi.”

• “Semua keputusan dibuat oleh pemilik.”

• “Saya hanya tandatangan apabila diminta.”

Jika seseorang telah menerima pelantikan dan namanya direkodkan sebagai pengarah, kedudukannya perlu dinilai berdasarkan tanggungjawab undang-undang seorang pengarah - bukan sekadar manfaat kewangan yang diterimanya.

2. Mengapa seseorang diminta “pinjam nama”?

Seksyen 196 Akta Syarikat 2016 pada asasnya menghendaki sebuah syarikat persendirian mempunyai sekurang-kurangnya seorang pengarah, manakala sebuah syarikat awam memerlukan sekurang-kurangnya dua orang pengarah.

Bilangan minimum tersebut hendaklah terdiri daripada individu yang lazimnya bermastautin di Malaysia dengan tempat kediaman utama di Malaysia.

Keperluan ini kadangkala menyebabkan seseorang yang berada di luar negara meminta kenalan tempatan menjadi pengarah.

Pelantikan sedemikian tidak semestinya menyalahi undang-undang. Namun, individu tempatan itu bukan sekadar penyedia alamat atau nama.

Dia tetap memegang jawatan pengarah dan tertakluk pada tanggungjawab yang berkaitan.

3. Pelantikan memerlukan persetujuan

Seksyen 201 Akta Syarikat 2016 memperuntukkan bahawa seseorang tidak boleh dilantik sebagai pengarah melainkan dia memberikan persetujuan bertulis dan membuat perisytiharan bahawa dia tidak hilang kelayakan untuk dilantik atau memegang jawatan tersebut.

Sebelum bersetuju, individu itu sepatutnya mengetahui sekurang-kurangnya:-

• nama dan aktiviti syarikat;

• identiti pemegang saham;

• pihak yang mengawal operasi;

• tujuan pelantikannya;

• akaun bank yang akan digunakan;

• sumber dana;

• kewajipan yang mungkin ditandatanganinya; dan

• cara dia boleh mendapatkan maklumat syarikat.

Jangan menandatangani borang persetujuan hanya kerana diberitahu bahawa ia diperlukan untuk “pendaftaran sahaja”.

4. Pengarah mesti bertindak demi kepentingan syarikat

Seksyen 213 Akta Syarikat 2016 menghendaki seseorang pengarah menjalankan kuasanya bagi tujuan yang wajar, dengan suci hati demi kepentingan terbaik syarikat serta dengan tahap penjagaan, kemahiran dan ketelitian yang munasabah.

Tanggungjawab tersebut tidak hilang hanya kerana pengarah:-

• dilantik oleh seorang pemegang saham;

• merupakan ahli keluarga pemilik;

• tidak dibayar;

• tidak mempunyai kepakaran perniagaan;

• tinggal jauh daripada pejabat; atau

• menyerahkan semua urusan kepada orang lain.

Tahap pengetahuan, kemahiran dan pengalaman sebenar seseorang pengarah juga boleh menjadi relevan apabila tindakannya dinilai.

Seseorang yang mempunyai pengalaman kewangan, undang-undang atau teknikal tidak semestinya boleh mengetepikan pengetahuan tersebut dan mengatakan dia hanya mengikuti arahan.

5. Nominee director tetap mempunyai kewajipan kepada syarikat

Seorang pengarah mungkin dilantik sebagai wakil kepada pemegang saham, majikan, pemberi pinjaman atau pihak tertentu.

Seksyen 217 Akta Syarikat 2016 secara khusus menangani tanggungjawab pengarah sedemikian.

Pada asasnya, apabila berlaku percanggahan antara kewajipannya kepada pihak yang mencalonkannya dengan kewajipannya sebagai pengarah, dia tidak boleh meletakkan kepentingan pencalon tersebut mengatasi kepentingan syarikat.

Ini bermaksud seseorang nominee director tidak boleh sekadar berkata:

“Saya cuma ikut arahan orang yang lantik saya.”

Dia perlu membuat pertimbangan sebagai pengarah.

Arahan pemegang saham mungkin diambil kira, tetapi pengarah perlu menilai sama ada tindakan tersebut:-

• dibenarkan oleh undang-undang;

• selaras dengan perlembagaan syarikat;

• mempunyai tujuan yang wajar;

• dibuat demi kepentingan syarikat; dan

• tidak menyalahgunakan kedudukan atau aset syarikat.

6. Bolehkah pengarah menyerahkan semua urusan kepada orang lain?

Pengarah tidak semestinya perlu mengendalikan setiap tugas harian sendiri.

Syarikat boleh mempunyai pengurus, pekerja, akauntan, setiausaha syarikat dan penasihat profesional.

Kuasa tertentu juga boleh diberikan kepada orang lain mengikut struktur yang sah.

Namun, penyerahan tugas bukan lesen untuk tidak mengetahui apa-apa.

Pengarah sepatutnya mempunyai akses kepada maklumat yang mencukupi bagi memantau perkara penting seperti:-

• keadaan kewangan;

• hutang utama;

• kontrak material;

• pematuhan cukai;

• caruman pekerja;

• pembiayaan;

• transaksi pihak berkaitan;

• tindakan undang-undang; dan

• pemfailan korporat.

Jika angka atau transaksi kelihatan luar biasa, pengarah perlu bertanya dan mendapatkan penjelasan.

Menutup mata terhadap tanda amaran tidak semestinya melindunginya kemudian.

7. Jangan tandatangani dokumen kosong atau dokumen yang tidak difahami

Seorang pengarah “nama sahaja” sering diminta menandatangani dokumen tanpa diberikan masa untuk membaca kandungannya.

Dokumen tersebut mungkin merupakan:-

• resolusi lembaga;

• pembukaan akaun bank;

• permohonan pembiayaan;

• jaminan peribadi;

• kontrak;

• pengisytiharan solvabiliti;

• penyata kewangan;

• pindah milik aset;

• pelantikan ejen; atau

• dokumen kepada pihak berkuasa.

Tandatangan mempunyai kesan.

Pengarah perlu mengetahui:-

• apakah dokumen itu;

• transaksi yang diluluskan;

• jumlah yang terlibat;

• penerima manfaat;

• maklumat yang disahkan;

• kewajipan peribadi yang mungkin diwujudkan; dan

• dokumen sokongan yang telah diperiksa.

Jika ruangan masih kosong atau maklumat belum lengkap, jangan tandatangan dengan anggapan ia akan diisi dengan betul kemudian.

8. Adakah pengarah menanggung semua hutang syarikat?

Tidak secara automatik.

Syarikat ialah entiti undang-undang yang berasingan. Hutang syarikat lazimnya kekal sebagai hutang syarikat.

Namun, seorang pengarah boleh berdepan liabiliti peribadi jika terdapat asas undang-undang yang berasingan, contohnya apabila dia:-

• memberikan jaminan peribadi;

• melakukan suatu salah laku secara peribadi;

• membuat representasi yang boleh menimbulkan tuntutan;

• menyalahgunakan wang atau harta;

• melanggar kewajipan statutori;

• terlibat dalam urus niaga yang menyalahi undang-undang; atau

• dengan sedar mengambil bahagian dalam suatu tindakan penipuan.

Jenis dan tahap liabiliti bergantung pada perbuatan, dokumen serta peruntukan undang-undang yang terpakai.

Kedudukan sebagai pengarah tidak menjadikan seseorang bertanggungjawab secara peribadi terhadap setiap hutang syarikat. Tetapi ia juga tidak memberikan perlindungan terhadap perbuatan atau obligasinya sendiri.

9. Jaminan peribadi ialah obligasi yang berasingan

Bank, pembekal atau tuan tanah mungkin meminta pengarah memberikan jaminan peribadi.

Jika jaminan tersebut ditandatangani, pengarah mungkin mempunyai obligasi kontrak secara peribadi apabila syarikat mungkir.

Kenyataan bahawa dia hanya pengarah “pinjam nama” tidak semestinya menjadi pembelaan kepada pihak yang menerima jaminan itu.

Sebelum menandatangani, semak:-

• jumlah yang dijamin;

• sama ada jaminan itu terhad atau tanpa had;

• kemudahan yang dilindungi;

• sama ada ia meliputi semua wang terhutang;

• tempoh jaminan;

• keadaan tuntutan boleh dibuat; dan

• cara pelepasan diperoleh.

Berhenti menjadi pengarah tidak dengan sendirinya membatalkan jaminan terdahulu.

10. Bagaimana dengan akaun dan penyata kewangan?

Pengarah tidak sepatutnya meluluskan akaun tanpa memahami gambaran asas yang ditunjukkan.

Dia perlu memberikan perhatian kepada perkara seperti:-

• jualan dan keuntungan;

• baki tunai;

• pinjaman;

• hutang kepada pembekal;

• jumlah terhutang oleh pelanggan;

• transaksi dengan pengarah atau pemegang saham;

• aset utama;

• liabiliti luar jangka; dan

• kemampuan syarikat memenuhi kewajipannya.

Pengarah tidak perlu menjadi akauntan untuk bertanya soalan yang munasabah.

Jika dokumen tidak diberikan, angka berubah tanpa penjelasan atau rekod tidak lengkap, perkara itu perlu direkodkan dan ditangani.

Jangan mengesahkan maklumat semata-mata kerana setiausaha syarikat atau akauntan menyediakan dokumen tersebut.

Penasihat profesional membantu syarikat, tetapi keputusan pengarah tetap perlu dibuat oleh pengarah.

11. Apakah tanda amaran yang tidak patut diabaikan?

Antara tanda amaran ialah:-

• pengarah tidak dibenarkan melihat akaun bank;

• semua dokumen perlu ditandatangani dengan segera;

• transaksi dibuat dengan syarikat milik pihak yang sama;

• wang syarikat dipindahkan ke akaun peribadi;

• invois tidak sepadan dengan aktiviti sebenar;

• pengarah diminta menandatangani dokumen bertarikh kebelakangan;

• akaun tidak disediakan atau tidak dikemas kini;

• surat pihak berkuasa disembunyikan;

• syarikat terus berhutang tanpa pelan pembayaran;

• maklumat palsu diberikan kepada bank atau pelanggan; atau

• pengarah diminta untuk tidak bertanya.

Jika penjelasan yang munasabah tidak diberikan, pengarah perlu mempertimbangkan langkah perlindungan dengan segera.

Diam mungkin tidak menyelesaikan masalah.

12. Bagaimana pengarah boleh melindungi kedudukannya?

Sebelum menerima pelantikan, pertimbangkan langkah berikut:-

• Jalankan semakan asas terhadap syarikat dan pihak yang mengawalnya.

• Minta penjelasan bertulis tentang tujuan pelantikan.

• Fahami model perniagaan dan sumber dana.

• Pastikan akses kepada rekod serta maklumat kewangan.

• Tetapkan prosedur kelulusan bagi transaksi material.

• Pastikan mesyuarat dan resolusi direkodkan dengan betul.

• Rekodkan bantahan jika tidak bersetuju dengan sesuatu keputusan.

• Jangan tandatangani dokumen tidak lengkap.

• Dapatkan nasihat bebas apabila wujud konflik.

• Semak perlindungan insurans pengarah dan pegawai, jika ada.

• Elakkan memberikan jaminan peribadi tanpa memahami risikonya.

• Pantau pematuhan dan kedudukan kewangan secara berkala.

Jika pengarah hanya menerima maklumat yang dipilih oleh pemilik, dia tidak mempunyai asas mencukupi untuk melaksanakan tugasnya.

Akses dan hak pemantauan patut dipersetujui sejak awal.

13. Bolehkah pengarah meletakkan jawatan apabila mula berasa curiga?

Peletakan jawatan boleh menghentikan penglibatan pada masa hadapan, tetapi ia tidak memadamkan tindakan yang telah dibuat ketika seseorang masih memegang jawatan.

Pengarah juga perlu memahami bahawa di bawah seksyen 196 Akta Syarikat 2016, peletakan jawatan yang menyebabkan bilangan pengarah jatuh di bawah bilangan minimum boleh menjadi tidak berkesan melainkan seorang pengganti dilantik.

Oleh itu, jangan sekadar menghantar mesej WhatsApp kepada pemilik dan menganggap nama telah dikeluarkan.

Semak:-

• perlembagaan syarikat;

• cara notis peletakan jawatan diberikan;

• tarikh kuat kuasa;

• kedudukan bilangan minimum pengarah;

• rekod dan pemfailan SSM;

• kuasa menandatangani akaun bank;

• jaminan peribadi;

• kontrak yang masih menamakan pengarah; dan

• dokumen syarikat yang masih berada dalam simpanannya.

Jika terdapat kemungkinan salah laku, rekod dan komunikasi berkaitan juga perlu dipelihara.

Jangan memadamkan mesej atau menyerahkan semua dokumen tanpa menyimpan rekod yang sewajarnya.

14. Adakah bayaran indemniti daripada pemilik mencukupi?

Pihak yang meminta seseorang menjadi pengarah mungkin menawarkan surat indemniti dan berjanji menanggung semua risiko.

Dokumen tersebut boleh dipertimbangkan sebagai sebahagian daripada perlindungan kontrak antara mereka.

Namun, surat itu tidak semestinya:-

• menghalang pihak berkuasa mengambil tindakan;

• menghapuskan kewajipan pengarah kepada syarikat;

• membatalkan jaminan kepada bank;

• melindungi perbuatan yang menyalahi undang-undang;

• mengikat semua pemiutang; atau

• memastikan pihak pemberi indemniti mempunyai wang untuk membayar.

Indemniti bukan pengganti kepada tadbir urus yang betul.

Jika struktur itu sendiri tidak telus atau berisiko, janji untuk “tanggung semuanya” mungkin tidak memberikan perlindungan sebenar.

15. “Nama sahaja” bukan satu jawatan yang diiktiraf

Seseorang yang namanya direkodkan sebagai pengarah perlu bersedia menjalankan fungsi seorang pengarah.

Jika dia tidak diberikan maklumat, tidak dibenarkan bertanya dan hanya diperlukan untuk menandatangani dokumen, dia patut menilai semula sama ada pelantikan itu patut diterima atau diteruskan.

Soalan utama bukan:

“Berapa banyak kerja yang perlu saya buat?”

Soalannya ialah:

“Adakah saya mempunyai maklumat, kuasa dan kebebasan yang mencukupi untuk melaksanakan tanggungjawab ini dengan betul?”

Jika jawapannya tidak, penggunaan nama tersebut mungkin membawa risiko yang tidak sepadan dengan apa-apa manfaat yang diterima.