"Kontrak standard sahaja. Sign dulu, kalau ada masalah nanti kita bincang?"

Sebuah syarikat memperoleh peluang untuk membekalkan peralatan kepada pelanggan korporat bagi tempoh tiga tahun.

Nilai kontraknya mencecah RM1.5 juta.

Pelanggan menyerahkan satu perjanjian setebal 40 muka surat dan meminta dokumen itu ditandatangani dalam tempoh dua hari.

Apabila pengarah syarikat bertanya sama ada terma tersebut masih boleh dibincangkan, beliau diberitahu:

“Ini kontrak standard kami. Semua vendor tandatangan dokumen yang sama.”

Syarikat menandatanganinya kerana tidak mahu kehilangan peluang perniagaan.

Enam bulan kemudian, pelanggan menolak beberapa invois, mengenakan potongan bayaran dan menuntut syarikat menanggung kerugian yang jauh melebihi nilai kontrak.

Ketika itu, barulah syarikat meneliti maksud sebenar klausa yang telah dipersetujui.

1. “Kontrak standard” tidak semestinya bermaksud terma itu seimbang

Istilah “kontrak standard” biasanya bermaksud dokumen tersebut digunakan secara berulang oleh sesebuah organisasi.

Ia tidak semestinya bermaksud:-

• terma tersebut adil kepada kedua-dua pihak;

• semua risiko dibahagikan secara seimbang;

• dokumen itu sesuai untuk transaksi berkenaan;

• tiada ruang untuk mendapatkan penjelasan;

• semua vendor benar-benar menerima terma yang sama; atau

• syarikat boleh mengabaikan kandungannya.

Dokumen itu lazimnya disediakan untuk melindungi kepentingan pihak yang mengeluarkannya.

Pihak tersebut mungkin mempunyai kedudukan rundingan yang lebih kuat. Namun, syarikat masih perlu memahami risiko yang diterima sebelum menandatangani kontrak.

Tidak semua klausa semestinya boleh dirunding. Tetapi risiko yang tidak dapat diubah masih perlu dikenal pasti supaya syarikat boleh membuat keputusan komersial dengan sedar.

2. Pastikan pihak yang menandatangani ialah entiti yang betul

Kumpulan perniagaan mungkin mempunyai beberapa syarikat dengan nama hampir sama.

Syarikat yang mengemukakan sebut harga mungkin berbeza daripada syarikat yang akan:-

• membekalkan barang;

• menerima bayaran;

• menggaji kakitangan;

• memiliki lesen;

• menyediakan jaminan;

• menggunakan harta intelek; atau

• menanggung risiko pelaksanaan.

Jika kontrak ditandatangani oleh entiti yang salah, masalah boleh timbul apabila invois dikeluarkan, bayaran dituntut atau sesuatu kewajipan hendak dikuatkuasakan.

Semak sekurang-kurangnya:-

• nama penuh syarikat;

• nombor pendaftaran;

• alamat berdaftar;

• kapasiti setiap pihak;

• pihak yang akan menerima manfaat; dan

• pihak yang bertanggungjawab melaksanakan kewajipan.

Penggunaan nama dagangan sahaja boleh menimbulkan kekeliruan tentang pihak sebenar kepada kontrak.

3. Adakah skop kerja dinyatakan dengan cukup jelas?

Banyak pertikaian bermula bukan kerana pihak enggan melaksanakan kontrak, tetapi kerana mereka mempunyai pemahaman yang berbeza tentang skopnya.

Frasa seperti “menyediakan semua perkhidmatan yang diperlukan”, “memastikan sistem berfungsi dengan sempurna” atau “melaksanakan arahan pelanggan dari semasa ke semasa” mungkin terlalu luas jika tidak diberikan had yang jelas.

Skop kerja sepatutnya menjelaskan:-

• barang atau perkhidmatan yang akan diberikan;

• spesifikasi;

• kuantiti;

• lokasi;

• jadual pelaksanaan;

• tanggungjawab setiap pihak;

• hasil kerja yang perlu diserahkan;

• standard penerimaan;

• perkara yang tidak termasuk dalam harga; dan

• andaian yang digunakan semasa menyediakan sebut harga.

Jika pelanggan perlu menyediakan akses, maklumat, tapak, kelulusan atau peralatan tertentu, kewajipan tersebut juga perlu direkodkan.

Kontraktor tidak sepatutnya dipertanggungjawabkan atas kelewatan yang sebenarnya berpunca daripada perkara yang perlu disediakan oleh pelanggan.

4. Sebut harga, pesanan belian dan kontrak mungkin mengandungi terma berbeza

Sebelum kontrak utama ditandatangani, pihak-pihak mungkin telah bertukar:-

• sebut harga;

• cadangan teknikal;

• pesanan belian;

• e-mel;

• helaian spesifikasi;

• jadual harga; dan

• minit mesyuarat.

Dokumen-dokumen tersebut mungkin tidak konsisten.

Sebagai contoh, sebut harga pembekal mengehadkan waranti kepada enam bulan, tetapi kontrak pelanggan menetapkan waranti selama dua tahun.

Pesanan belian mungkin menyatakan bayaran dalam tempoh 30 hari, sedangkan kontrak utama membenarkan bayaran dibuat 60 hari selepas penerimaan lengkap dokumen sokongan.

Perjanjian perlu menentukan dokumen yang membentuk keseluruhan kontrak dan dokumen mana yang mengatasi dokumen lain jika berlaku percanggahan.

Jangan anggap terma dalam sebut harga akan terus berkuat kuasa selepas kontrak pelanggan ditandatangani.

5. Bilakah syarikat sebenarnya berhak menerima bayaran?

Harga yang dipersetujui belum tentu bermaksud bayaran akan dibuat sebaik sahaja invois dikeluarkan.

Hak kepada bayaran mungkin bergantung pada:-

• penghantaran lengkap;

• pengesahan kerja;

• sijil penerimaan;

• dokumen sokongan;

• kelulusan pelanggan akhir;

• tamat tempoh pembetulan;

• pencapaian sesuatu peringkat; atau

• pembayaran yang diterima oleh pihak utama daripada pihak lain.

Syarikat perlu memahami siapa yang mengesahkan kerja dan berapa lama pihak tersebut mempunyai masa untuk menolak atau menerima hasil kerja.

Jika pelanggan boleh menahan keseluruhan bayaran atas apa-apa pertikaian kecil, kesannya terhadap aliran tunai perlu dinilai.

Semak juga sama ada pelanggan berhak:-

• membuat potongan;

• menggunakan wang pegangan;

• menolak tuntutan lain daripada invois;

• menangguhkan bayaran;

• mengenakan ganti rugi kelewatan; atau

• mendapatkan semula bayaran terdahulu.

Harga kontrak yang tinggi tidak banyak membantu jika syarat pembayarannya sukar dipenuhi atau memberikan budi bicara terlalu luas kepada pelanggan.

6. Bagaimana kerja tambahan akan diluluskan?

Dalam pelaksanaan kontrak, pelanggan mungkin meminta perubahan.

Masalah timbul apabila perubahan itu dilaksanakan berdasarkan arahan lisan tetapi pelanggan kemudian enggan membayar kerana tiada variasi bertulis.

Klausa variasi sepatutnya menentukan:-

• siapa yang berkuasa mengarahkan perubahan;

• sama ada arahan perlu dibuat secara bertulis;

• cara harga tambahan dikira;

• kesan terhadap tempoh pelaksanaan;

• dokumen yang perlu dikemukakan; dan

• bila persetujuan dianggap berkuat kuasa.

Pekerja di tapak atau pegawai operasi pelanggan tidak semestinya mempunyai kuasa untuk menambah nilai kontrak.

Syarikat perlu melatih pasukan projek supaya tidak melaksanakan kerja tambahan yang material tanpa kelulusan yang diperlukan.

7. Adakah liabiliti syarikat mempunyai had?

Sesetengah kontrak meletakkan liabiliti yang sangat luas pada pembekal.

Pembekal mungkin dikehendaki menanggung semua kerugian, tuntutan, penalti, kos dan perbelanjaan pelanggan tanpa had yang jelas.

Perkataan seperti indemnity, liability, loss, consequential loss dan third-party claim perlu dibaca berdasarkan keseluruhan kontrak.

Antara perkara yang perlu diperiksa ialah:-

• adakah terdapat had keseluruhan liabiliti;

• adakah had itu berdasarkan nilai kontrak, fi tahunan atau jumlah lain;

• apakah tuntutan yang dikecualikan daripada had tersebut;

• adakah kerugian tidak langsung dikecualikan;

• adakah indemniti hanya meliputi tuntutan pihak ketiga;

• siapa mengawal pembelaan atau penyelesaian tuntutan;

• adakah pelanggan perlu mengurangkan kerugiannya; dan

• adakah risiko tersebut dilindungi insurans.

Jika nilai kontrak hanya RM200,000 tetapi potensi liabiliti tidak terhad, syarikat perlu menilai sama ada keuntungan transaksi itu setimpal dengan risiko yang diterima.

8. Jangan anggap insurans akan melindungi semua tuntutan

Kontrak mungkin memerlukan syarikat mengambil perlindungan insurans tertentu.

Namun, polisi insurans mempunyai had, pengecualian, lebihan dan syarat pemberitahuan tersendiri.

Kewajipan kontrak tidak semestinya sama dengan skop perlindungan insurans.

Syarikat perlu memeriksa:-

• jenis polisi yang diperlukan;

• jumlah perlindungan;

• tempoh polisi;

• pihak yang perlu dinamakan;

• aktiviti atau kerugian yang dikecualikan;

• kewajipan melaporkan tuntutan; dan

• tempoh perlindungan selepas kontrak tamat.

Jangan bersetuju untuk memberikan perlindungan kontrak yang lebih luas daripada perlindungan yang mampu diperoleh oleh syarikat tanpa memahami perbezaannya.

9. Siapa memiliki hasil kerja dan harta intelek?

Jika kontrak melibatkan perisian, reka bentuk, kandungan, pelan, sistem atau bahan teknikal, hak milik perlu dijelaskan.

Bezakan antara:-

• bahan yang telah dimiliki sebelum kontrak;

• bahan yang dibangunkan khusus untuk pelanggan;

• pengetahuan dan kaedah umum syarikat;

• lesen pihak ketiga; dan

• data milik pelanggan.

Sebuah klausa yang menyerahkan “semua hak” mungkin secara tidak sengaja merangkumi templat, kod, kaedah atau bahan yang digunakan oleh syarikat untuk pelanggan lain.

Kontrak juga perlu menentukan sama ada hak diberikan melalui penyerahan hak milik atau lesen penggunaan.

Jika lesen diberikan, semak tempoh, wilayah, tujuan, keboleh pindahan dan hak untuk memberikan sublesen.

10. Kerahsiaan perlu berfungsi untuk kedua-dua pihak

Syarikat mungkin menerima maklumat sulit pelanggan. Pada masa yang sama, pelanggan juga mungkin menerima harga, kaedah kerja, cadangan teknikal dan maklumat komersial syarikat.

Klausa kerahsiaan perlu menjelaskan:-

• jenis maklumat yang dilindungi;

• tujuan maklumat boleh digunakan;

• pihak yang boleh menerimanya;

• pengecualian bagi maklumat awam atau sedia diketahui;

• pendedahan yang diwajibkan undang-undang;

• tempoh kewajipan; dan

• apa yang perlu dilakukan selepas kontrak tamat.

Kewajipan yang terlalu umum mungkin sukar dilaksanakan secara praktikal. Kewajipan yang terlalu sempit pula mungkin gagal melindungi maklumat penting.

Jika data peribadi terlibat, tanggungjawab pemprosesan, keselamatan dan pemberitahuan juga perlu diperiksa berdasarkan struktur transaksi.

11. Bolehkah pelanggan menamatkan kontrak pada bila-bila masa?

Sesetengah kontrak membenarkan pelanggan menamatkan perjanjian tanpa perlu membuktikan kemungkiran.

Klausa penamatan demi kemudahan atau termination for convenience boleh memberi kesan besar jika syarikat telah:-

• membeli stok khusus;

• mengambil pekerja tambahan;

• menyewa peralatan;

• membuat pelaburan awal;

• menolak projek lain; atau

• memberikan harga berdasarkan tempoh kontrak yang panjang.

Semak sama ada syarikat akan dibayar bagi:-

• kerja yang telah diselesaikan;

• barang yang telah dipesan;

• kos pembatalan;

• komitmen yang tidak boleh ditamatkan;

• kos penamatan; dan

• tempoh notis.

Kontrak tiga tahun yang boleh ditamatkan oleh pelanggan dengan notis tujuh hari mungkin tidak memberikan jaminan pendapatan selama tiga tahun.

Ia hanya memberikan peluang untuk meneruskan kontrak selagi hak penamatan itu tidak digunakan.

12. Perhatikan pembaharuan automatik dan tempoh notis

Kontrak mungkin diperbaharui secara automatik kecuali salah satu pihak memberikan notis dalam tempoh tertentu.

Jika tarikh itu terlepas, syarikat mungkin terikat bagi tempoh tambahan walaupun harga atau keadaan perniagaan telah berubah.

Simpan tarikh penting dalam sistem pemantauan kontrak, termasuk:-

• tarikh tamat;

• tempoh pembaharuan;

• tarikh akhir notis;

• semakan harga;

• tamat waranti;

• pembaharuan insurans; dan

• penyerahan laporan berkala.

Kontrak yang baik masih boleh menimbulkan masalah jika tiada siapa memantau kewajipan selepas ia ditandatangani.

13. Di manakah pertikaian akan diselesaikan?

Klausa penyelesaian pertikaian boleh menetapkan rundingan, mediasi, timbang tara atau prosiding mahkamah.

Ia juga mungkin menetapkan:-

• undang-undang yang terpakai;

• negara atau negeri tempat prosiding dijalankan;

• bahasa;

• institusi timbang tara;

• bilangan penimbang tara;

• tempoh untuk mengemukakan tuntutan; dan

• pihak yang menanggung kos.

Jika pelanggan berada di luar Malaysia, syarikat tidak sepatutnya menganggap bahawa semua pertikaian boleh dibawa ke mahkamah tempatan.

Kos dan kesukaran menguatkuasakan keputusan di negara lain perlu dipertimbangkan sebelum transaksi dimulakan.

14. Siapa yang berkuasa menandatangani kontrak?

Sebelum menandatangani, pastikan individu tersebut mempunyai kuasa bagi pihak syarikat.

Bergantung pada transaksi dan tadbir urus syarikat, mungkin diperlukan:-

• kelulusan lembaga pengarah;

• resolusi pemegang saham;

• pematuhan perlembagaan;

• persetujuan pembiaya;

• tandatangan pihak yang diberi kuasa; atau

• pelaksanaan dokumen mengikut kaedah tertentu.

Nilai kontrak, pemberian jaminan, pelupusan aset atau transaksi dengan pihak berkaitan mungkin memerlukan penelitian tambahan.

Tandatangan seorang kakitangan tidak semestinya mengikat syarikat bagi setiap jenis transaksi.

Pada masa yang sama, penggunaan cop syarikat sahaja tidak membuktikan bahawa semua kelulusan dalaman telah diperoleh.

15. Semakan undang-undang bukan sekadar membetulkan ayat

Tujuan semakan bukan untuk mengubah setiap klausa atau memanjangkan rundingan tanpa sebab.

Semakan yang baik sepatutnya membantu syarikat mengenal pasti:-

• perkara yang mesti dipinda;

• perkara yang perlu dijelaskan;

• risiko yang boleh diterima;

• risiko yang perlu dinilai secara komersial;

• tanggungjawab yang perlu diurus secara operasi; dan

• keadaan yang mungkin menyebabkan syarikat menolak transaksi.

Jika pelanggan enggan membuat pindaan, syarikat masih boleh membuat keputusan berdasarkan risiko sebenar.

Ia mungkin:-

• menaikkan harga;

• mengecilkan skop;

• mendapatkan insurans tambahan;

• mengubah proses dalaman;

• menetapkan had kredit;

• meminta deposit atau jaminan; atau

• memilih untuk tidak meneruskan kontrak.

16. Apakah yang perlu diperiksa sebelum tandatangan?

Sebelum menerima kontrak komersial, semak sekurang-kurangnya:-

• Identiti dan kapasiti pihak.

• Skop kerja serta hasil yang perlu diserahkan.

• Harga, cukai dan syarat pembayaran.

• Proses penerimaan dan penolakan kerja.

• Variasi dan kerja tambahan.

• Jadual serta akibat kelewatan.

• Waranti dan pembetulan kecacatan.

• Had liabiliti dan indemniti.

• Perlindungan insurans.

• Kerahsiaan, data dan harta intelek.

• Tempoh, pembaharuan dan penamatan.

• Keadaan kemungkiran.

• Undang-undang serta forum penyelesaian pertikaian.

• Dokumen yang mengatasi jika terdapat percanggahan.

• Kelulusan dan kaedah pelaksanaan.

Di bawah Akta Kontrak 1950, suatu perjanjian yang memenuhi keperluan undang-undang boleh menjadi kontrak yang mengikat. Hak dan pampasan apabila berlaku kemungkiran pula bergantung pada terma kontrak, undang-undang dan kerugian yang boleh dibuktikan.

Sebab itu, masa terbaik untuk memahami risiko kontrak ialah sebelum ia ditandatangani.

Selepas pertikaian berlaku, syarikat mungkin masih mempunyai hak dan pembelaan. Namun, pilihannya akan banyak dipengaruhi oleh dokumen yang telah diterimanya sendiri.

“Standard” hanya menerangkan asal dokumen.

Ia tidak menentukan sama ada dokumen itu sesuai untuk perniagaan anda.