"Kami dah lantik dia sebagai distributor eksklusif. Kenapa produk masih tak bergerak?"

Sebuah pengeluar melantik sebuah syarikat sebagai pengedar eksklusif produknya bagi seluruh Malaysia.

Pengedar diberikan harga borong khas dan kebenaran menggunakan bahan pemasaran pengeluar.

Enam bulan kemudian, jualan masih rendah.

Pengedar tidak mencapai jumlah pembelian yang dijangkakan. Namun, pengedar membantah apabila pengeluar mahu melantik pihak lain.

“Kami distributor eksklusif. Jadi syarikat tak boleh jual melalui sesiapa pun.”

Pengeluar pula menjawab:

“Kamu tak capai target. Jadi eksklusiviti automatik batal.”

Malangnya, perjanjian mereka hanya menyebut:

“Pengedar dilantik sebagai pengedar eksklusif di Malaysia.”

Tiada sasaran, tiada saluran jualan dan tiada mekanisme menarik balik eksklusiviti.

Satu perkataan “eksklusif” boleh menghalang keseluruhan strategi pasaran jika maksud dan syaratnya tidak diterangkan.

1. Tentukan dahulu: pengedar, ejen atau penjual semula?

Istilah tersebut tidak semestinya membawa hubungan yang sama.

Seorang pengedar lazimnya membeli produk daripada pembekal dan menjualnya semula atas akaun sendiri.

Seorang ejen pula mungkin mendapatkan pelanggan atau kontrak bagi pihak prinsipal dan menerima komisen.

Perbezaannya boleh mempengaruhi:-

• siapa menandatangani kontrak dengan pelanggan;

• siapa menentukan invois;

• siapa menanggung risiko stok;

• siapa bertanggungjawab terhadap hutang pelanggan;

• siapa membuat representasi tentang produk; dan

• sama ada pihak tersebut mempunyai kuasa mengikat pembekal.

Perjanjian perlu menyatakan bahawa pengedar tidak mempunyai kuasa untuk membuat komitmen bagi pihak pembekal kecuali jika diberikan secara khusus.

Jika tindakan pihak-pihak menunjukkan hubungan agensi walaupun dokumen menggunakan perkataan “distributor”, label tersebut mungkin tidak menyelesaikan persoalan liabiliti.

2. Apakah maksud eksklusif?

Eksklusiviti boleh diberikan berdasarkan:-

• wilayah;

• jenis pelanggan;

• saluran jualan;

• kategori produk;

• industri;

• tempoh;

• platform fizikal atau dalam talian; atau

• sasaran prestasi.

Contohnya, pengedar mungkin mendapat hak eksklusif untuk menjual kepada kedai runcit di Semenanjung Malaysia, tetapi pembekal masih mengekalkan jualan dalam talian dan pelanggan korporat.

Jika perjanjian hanya menyebut “Malaysia”, persoalan boleh timbul sama ada eksklusiviti meliputi:-

• Sabah dan Sarawak;

• platform e-dagang;

• jualan terus pembekal;

• tender kerajaan;

• pelanggan sedia ada;

• pembeli serantau; dan

• jualan oleh syarikat berkaitan.

Peta wilayah, senarai saluran dan pelanggan yang dikecualikan boleh mengurangkan pertikaian.

3. Eksklusiviti patut dikaitkan dengan prestasi

Pembekal mengambil risiko jika memberikan pasaran kepada satu pengedar tanpa syarat prestasi.

Perjanjian boleh menetapkan:-

• pembelian minimum;

• sasaran jualan;

• jumlah pelanggan aktif;

• perbelanjaan pemasaran;

• keperluan stok;

• liputan wilayah;

• kakitangan jualan; dan

• laporan berkala.

Sasaran perlu jelas dan boleh diukur.

Istilah “usaha terbaik” atau “jualan memuaskan” mudah menghasilkan tafsiran berbeza.

Perjanjian juga perlu menentukan akibat kegagalan mencapai sasaran, seperti:-

• tempoh pemulihan;

• pelan pembetulan;

• kehilangan eksklusiviti;

• pengurangan wilayah;

• pelantikan pengedar tambahan; atau

• penamatan.

Pembekal tidak seharusnya menganggap bahawa sasaran yang tidak pernah dimasukkan dalam kontrak boleh dikuatkuasakan kemudian.

4. Adakah pembelian minimum merupakan anggaran atau komitmen?

Ramalan jualan membantu pengeluaran dan perancangan stok.

Namun, ramalan tidak semestinya pesanan yang mengikat.

Perjanjian perlu membezakan antara:-

• ramalan;

• pesanan pembelian;

• pembelian minimum tahunan;

• stok keselamatan;

• pesanan yang tidak boleh dibatalkan; dan

• produk yang dibuat khas.

Jika pengedar gagal membeli jumlah minimum, perlu jelas sama ada pembekal boleh menuntut harga pembelian, ganti rugi atau hanya menarik balik eksklusiviti.

Pembekal juga perlu berjanji tentang kapasiti bekalan jika pengedar diwajibkan mencapai sasaran.

Pengedar tidak patut dipersalahkan kerana gagal menjual barang yang tidak dapat dibekalkan tepat pada waktunya.

5. Siapa menentukan harga jualan semula?

Pembekal boleh menetapkan harga jualannya kepada pengedar.

Namun, kawalan terhadap harga yang dikenakan oleh pengedar kepada pelanggan perlu dinilai dengan berhati-hati.

Perjanjian menegak antara pembekal dengan pengedar boleh menimbulkan isu di bawah Akta Persaingan 2010 jika mempunyai tujuan atau kesan menghalang, menyekat atau mengganggu persaingan secara signifikan.

Klausa berkaitan harga jualan semula, pembahagian pasaran, larangan jualan dan eksklusiviti perlu dinilai berdasarkan struktur serta keadaan pasaran.

Harga jualan semula yang disyorkan tidak seharusnya dilaksanakan dengan tekanan atau sekatan yang menjadikannya harga wajib tanpa semakan undang-undang persaingan.

Tidak semua perjanjian eksklusif semestinya menyalahi undang-undang. Namun, kesannya terhadap persaingan perlu diperiksa, khususnya apabila pihak mempunyai kuasa pasaran yang besar.

6. Siapa menanggung risiko apabila produk sudah dihantar?

Perjanjian perlu menentukan:-

• bila hak milik berpindah;

• bila risiko kerosakan berpindah;

• tempat penghantaran;

• pihak yang menanggung kos pengangkutan;

• insurans;

• pemeriksaan produk;

• tempoh menolak barang rosak; dan

• tatacara membuat tuntutan kekurangan.

Jika produk diimport, pihak-pihak juga perlu menangani duti, pelepasan kastam, mata wang, kelewatan pelabuhan dan dokumen import.

Terma penghantaran antarabangsa tidak patut disalin tanpa memahami tanggungjawab sebenar yang diwujudkannya.

7. Terma pembayaran perlu disesuaikan dengan risiko kredit

Pembekal mungkin memberikan kredit 60 hari kepada pengedar, sedangkan pengedar memberikan kredit 90 hari kepada pelanggannya.

Kelewatan satu pelanggan besar boleh menjejaskan seluruh rantaian pembayaran.

Perjanjian boleh menetapkan:-

• had kredit;

• deposit;

• tempoh invois;

• faedah atau caj lewat;

• hak menggantung bekalan;

• pemilikan stok sehingga bayaran;

• jaminan;

• cagaran; dan

• hak mengubah terma kredit.

Penerimaan pesanan baharu tidak semestinya bermaksud pembekal mengetepikan tunggakan lama.

Sebaliknya, pembekal juga perlu memastikan bahawa klausa pemilikan dan sekuriti dirangka serta disempurnakan dengan betul jika ingin bergantung padanya.

8. Siapa bertanggungjawab terhadap pendaftaran dan pematuhan produk?

Sesetengah produk memerlukan:-

• pendaftaran;

• permit import;

• pensijilan;

• pelabelan;

• kelulusan iklan;

• standard keselamatan;

• lesen penyimpanan; atau

• laporan kepada pengawal selia.

Perjanjian perlu menentukan pihak yang:-

• mendapatkan kelulusan;

• membayar kos;

• memegang pendaftaran;

• berurusan dengan pihak berkuasa;

• menyimpan rekod; dan

• mengendalikan pembaharuan.

Jika pendaftaran dibuat atas nama pengedar, pembekal perlu mengetahui sama ada ia boleh dipindahkan atau digunakan selepas pengedar ditamatkan.

Pengedar pula tidak patut diwajibkan menjual produk sebelum kelulusan yang diperlukan diperoleh.

9. Kawalan jenama tidak bermaksud pengedar memiliki jenama

Pembekal boleh memberikan lesen terhad untuk menggunakan tanda dagangan, logo, gambar dan bahan pemasaran.

Perjanjian perlu menyatakan:-

• bentuk penggunaan yang dibenarkan;

• keperluan kelulusan bahan iklan;

• larangan mendaftarkan tanda yang serupa;

• pengurusan akaun media sosial;

• nama domain;

• bahan terjemahan;

• tuntutan prestasi produk; dan

• penghentian penggunaan selepas penamatan.

Pengedar tidak seharusnya membuat jaminan atau representasi produk yang tidak diluluskan.

Satu iklan berlebihan boleh mewujudkan aduan pelanggan atau tindakan pengawal selia yang turut menjejaskan pembekal.

10. Waranti produk dan aduan pelanggan perlu diselaraskan

Pelanggan biasanya akan berhubung dengan pengedar terlebih dahulu.

Perjanjian perlu menentukan:-

• tempoh waranti;

• keadaan yang dilindungi;

• pengecualian;

• proses pemulangan;

• kos penghantaran;

• pembaikan atau penggantian;

• stok gantian;

• pihak yang berhubung dengan pelanggan; dan

• pembahagian kos tuntutan.

Jika kecacatan berpunca daripada pembuatan, pembekal mungkin menanggung tanggungjawab tertentu.

Jika produk rosak akibat penyimpanan pengedar, kedudukan mungkin berbeza.

Rekod nombor kelompok, keadaan gudang dan aduan perlu disimpan untuk mengenal pasti punca.

11. Bagaimana penarikan balik produk dikendalikan?

Bagi produk yang mempunyai risiko keselamatan, perjanjian perlu menyediakan pelan penarikan balik.

Ia boleh merangkumi:-

• pihak yang membuat keputusan;

• notis kepada pengawal selia;

• komunikasi dengan pelanggan;

• pengesanan stok;

• penghentian jualan;

• pemulangan produk;

• kos logistik;

• kenyataan media; dan

• pembahagian kerugian.

Pertikaian tentang siapa perlu membayar tidak sepatutnya melambatkan tindakan keselamatan yang diperlukan.

12. Bolehkah pengedar melantik sub-pengedar?

Pembekal mungkin memilih pengedar berdasarkan pengalaman, kewangan dan rangkaiannya.

Jika pengedar bebas melantik sesiapa sahaja, pembekal boleh kehilangan kawalan terhadap jenama dan pematuhan.

Perjanjian boleh mensyaratkan kelulusan sebelum:-

• melantik sub-pengedar;

• menggunakan ejen jualan;

• menjual melalui pasar dalam talian;

• mengeksport produk; atau

• membekalkan kepada penjual semula tertentu.

Jika sub-pengedar dibenarkan, perlu jelas bahawa pengedar utama tetap bertanggungjawab terhadap tindakannya.

13. Maklumat pelanggan dan jualan perlu dilindungi

Pengedar mungkin mengumpulkan nama, alamat, nombor telefon dan sejarah pembelian pelanggan.

Selain kerahsiaan komersial, pemprosesan data peribadi mungkin tertakluk pada Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.

Pihak-pihak perlu menentukan:-

• siapa mengawal data;

• tujuan ia dikumpulkan;

• sama ada ia boleh dikongsi;

• langkah keselamatan;

• penggunaan bagi pemasaran;

• tempoh penyimpanan; dan

• apa berlaku selepas penamatan.

Pembekal tidak semestinya boleh mengambil seluruh pangkalan data pelanggan pengedar hanya kerana produk membawa jenamanya.

14. Penamatan perlu memberi jawapan tentang stok yang masih ada

Apabila perjanjian tamat, pengedar mungkin masih memiliki stok bernilai ratusan ribu ringgit.

Perjanjian perlu menentukan sama ada:-

• pembekal akan membeli semula stok;

• pengedar mendapat tempoh untuk menjual baki;

• hanya stok tertentu boleh dipulangkan;

• produk lama perlu dimusnahkan;

• bahan promosi perlu ditarik balik; dan

• waranti pelanggan sedia ada masih perlu dilayan.

Hak menjual baki stok perlu diseimbangkan dengan keperluan menghentikan penggunaan jenama.

Jika pembekal menamatkan perjanjian kerana pengedar menjual produk tiruan atau melanggar undang-undang, tempoh jualan baki mungkin tidak sesuai.

15. Pengedar tidak semestinya mendapat pampasan hanya kerana perjanjian tidak diperbaharui

Hak pembaharuan perlu dinyatakan.

Perjanjian boleh mempunyai:-

• tempoh tetap;

• pembaharuan automatik;

• pembaharuan tertakluk pada prestasi;

• hak tidak memperbaharui dengan notis; atau

• penamatan lebih awal atas sebab tertentu.

Jika pengedar membuat pelaburan besar dalam gudang, kakitangan dan pemasaran, tempoh serta mekanisme penamatan menjadi pertimbangan komersial yang penting.

Pada masa yang sama, pengedar tidak patut menganggap bahawa hubungan perniagaan akan berterusan selama-lamanya hanya kerana jualan pernah berjalan dengan baik.

16. Apa perlu diselesaikan sebelum pelantikan diumumkan?

Sekurang-kurangnya:-

• status pengedar atau ejen;

• produk;

• wilayah dan saluran;

• eksklusiviti;

• sasaran prestasi;

• pesanan minimum;

• harga dan pembayaran;

• penghantaran serta risiko;

• kelulusan kawal selia;

• pemasaran dan penggunaan jenama;

• waranti;

• sub-pengedar;

• data pelanggan;

• tempoh serta penamatan; dan

• pengurusan baki stok.

Perjanjian pengedaran bukan sekadar kebenaran untuk menjual produk.

Ia mengawal siapa membawa jenama ke pasaran, siapa menanggung risiko stok dan apa berlaku jika pasaran tidak berkembang seperti yang dirancang.