"Ini syarikat saya. Jadi boleh saya guna duit syarikat sesuka hati?"

Seorang usahawan memiliki keseluruhan saham dalam sebuah syarikat.

Beliau juga merupakan satu-satunya pengarah. Perniagaan berjalan dengan baik dan terdapat wang yang mencukupi dalam akaun syarikat.

Pada suatu hari, beliau memindahkan RM80,000 daripada akaun syarikat ke akaun peribadinya untuk membayar deposit sebuah rumah.

Apabila akauntan meminta dokumen sokongan, beliau menjawab:

“Syarikat ini seratus peratus milik saya. Duit syarikat pun duit saya.”

Tanggapan tersebut biasa berlaku dalam syarikat milik keluarga atau syarikat yang mempunyai seorang pemegang saham sahaja.

Namun, dari sudut undang-undang, syarikat dan pemiliknya ialah dua pihak yang berbeza.

1. Syarikat mempunyai identiti undang-undangnya sendiri

Seksyen 20 Akta Syarikat 2016 memperuntukkan bahawa sesebuah syarikat mempunyai personaliti undang-undang yang berasingan daripada ahlinya. Syarikat boleh memiliki aset, memasuki kontrak, menanggung hutang serta menyaman atau disaman atas namanya sendiri.

Ini bermaksud wang dalam akaun syarikat ialah wang milik syarikat.

Hakikat bahawa seseorang memegang semua saham tidak menjadikan akaun syarikat sebagai akaun peribadinya.

Pemegang saham memiliki saham dalam syarikat. Dia tidak memiliki setiap aset syarikat secara peribadi.

Jika syarikat membeli sebuah kenderaan, kenderaan itu milik syarikat. Jika syarikat menerima bayaran daripada pelanggan, wang tersebut juga milik syarikat sehingga dikeluarkan melalui kaedah yang sah dan direkodkan dengan betul.

2. Pemegang saham dan pengarah memainkan peranan yang berbeza

Orang yang sama boleh menjadi pemegang saham, pengarah dan pekerja syarikat. Namun, setiap kedudukan mempunyai fungsi yang berlainan.

Sebagai pemegang saham, beliau mempunyai hak berdasarkan pegangan sahamnya.

Sebagai pengarah, beliau menguruskan syarikat dan membuat keputusan bagi pihak syarikat.

Sebagai pekerja, beliau mungkin menerima gaji berdasarkan kontrak pekerjaannya.

Apabila seseorang memindahkan wang syarikat kepada dirinya, dia perlu mengenal pasti kapasiti dan asas pembayaran tersebut.

Adakah wang itu:-

• gaji;

• fi pengarah;

• pembayaran balik perbelanjaan;

• dividen;

• pembayaran balik pinjaman pengarah;

• pendahuluan atau pinjaman daripada syarikat; atau

• bayaran bagi sesuatu transaksi yang sah?

Setiap kategori mempunyai dokumentasi, kelulusan dan implikasi yang berbeza.

Menulis “director withdrawal” pada rekod transaksi tidak semestinya menyelesaikan persoalan tersebut.

3. Syarikat boleh membayar gaji - jika benar-benar ada asasnya

Pengarah yang bekerja dalam syarikat boleh menerima gaji atau imbuhan, tertakluk pada aturan pekerjaan, kelulusan korporat dan keperluan berkaitan.

Bayaran tersebut sepatutnya disokong oleh rekod yang jelas seperti:-

• kontrak pekerjaan atau surat pelantikan;

• struktur gaji yang diluluskan;

• rekod penggajian;

• caruman dan potongan berkanun; dan

• resolusi yang diperlukan.

Jumlah yang dibayar juga perlu mempunyai asas komersial.

Jika pengarah mengubah gajinya setiap bulan mengikut keperluan peribadi tanpa rekod atau kelulusan, pembayaran itu lebih sukar untuk dijelaskan kemudian.

4. Tuntutan semula perbelanjaan mestilah bagi urusan syarikat

Pengarah boleh menggunakan wang sendiri untuk membayar perbelanjaan syarikat dan kemudian menuntut pembayaran balik.

Namun, perbelanjaan itu perlu benar-benar berkaitan dengan perniagaan serta disokong dengan invois, resit atau rekod lain.

Makan tengah hari bersama pelanggan mungkin mempunyai tujuan perniagaan. Percutian keluarga yang dibayar menggunakan kad syarikat tidak menjadi perbelanjaan korporat hanya kerana pemilik membawa komputer ribanya bersama.

Jika sesuatu perbelanjaan mempunyai unsur peribadi dan perniagaan, bahagiannya perlu dikenal pasti secara munasabah.

Rekod yang baik melindungi bukan sahaja syarikat, tetapi juga pengarah apabila pembayaran itu diperiksa oleh akauntan, juruaudit, pihak berkuasa atau pemegang saham lain.

5. Dividen tidak boleh diambil hanya kerana terdapat wang dalam bank

Baki tunai tidak sama dengan keuntungan yang boleh diagihkan.

Syarikat mungkin mempunyai wang dalam akaun tetapi masih menanggung hutang kepada pembekal, cukai, gaji, pembiayaan atau komitmen projek.

Di bawah seksyen 131 dan 132 Akta Syarikat 2016, pengagihan kepada pemegang saham pada asasnya hanya boleh dibuat daripada keuntungan yang tersedia dan apabila syarikat memenuhi ujian kesolvenan. Pengagihan itu juga perlu dibenarkan oleh pengarah.

Oleh itu, pemegang saham tidak sepatutnya memindahkan wang kepada dirinya dan kemudiannya meminta akauntan merekodkannya sebagai dividen.

Kedudukan keuntungan, kemampuan syarikat membayar hutangnya dan kelulusan yang diperlukan perlu dipastikan terlebih dahulu.

Jika pengagihan dibuat secara tidak wajar, persoalan tentang pemulangan wang dan tanggungjawab pengarah boleh timbul.

6. Bagaimana jika syarikat memang berhutang kepada pengarah?

Pada peringkat awal perniagaan, pengarah sering menggunakan wang sendiri untuk membayar modal kerja, deposit sewaan atau perbelanjaan operasi.

Jika wang itu diberikan sebagai pinjaman kepada syarikat dan direkodkan dengan betul, syarikat boleh membuat pembayaran balik mengikut kedudukan sebenar akaun pinjaman pengarah.

Namun, keluarga pemilik dan syarikat perlu membezakan antara:-

• modal yang dilaburkan sebagai saham; dan

• wang yang dipinjamkan kepada syarikat.

Modal saham tidak boleh dikeluarkan semula seperti baki dalam akaun simpanan. Pinjaman pengarah pula perlu dibuktikan melalui rekod kewangan dan, jika sesuai, suatu perjanjian.

Jika tiada rekod, pertikaian mudah timbul apabila syarikat menerima pelabur baharu, pemegang saham berpisah atau syarikat menghadapi masalah kewangan.

7. Bagaimana pula jika pengarah meminjam daripada syarikat?

Pinjaman oleh syarikat kepada pengarah bukan sekadar urusan dalaman biasa.

Akta Syarikat 2016 mengandungi sekatan dan pengecualian tertentu berhubung pinjaman kepada pengarah serta pihak yang berkaitan dengan pengarah.

Kedudukan perlu dinilai berdasarkan jenis syarikat, tujuan transaksi, pihak yang menerima manfaat dan kelulusan yang diperoleh.

Jangan cuba menyelesaikan pengeluaran peribadi dengan mengklasifikasikannya secara automatik sebagai “director’s loan”.

Walaupun transaksi itu dibenarkan dalam sesuatu keadaan, jumlah, tempoh pembayaran balik, kadar atau terma, kelulusan dan rekodnya masih perlu ditentukan.

Akaun pinjaman pengarah yang meningkat tanpa kawalan juga boleh menimbulkan masalah apabila syarikat memohon pembiayaan atau menjalani proses usaha wajar.

8. Keputusan pengarah mestilah dibuat untuk kepentingan syarikat

Seksyen 213 Akta Syarikat 2016 menghendaki pengarah menjalankan kuasanya bagi tujuan yang sepatutnya, dengan niat baik demi kepentingan syarikat serta menggunakan tahap penjagaan, kemahiran dan ketelitian yang munasabah.

Kewajipan ini tetap terpakai walaupun pengarah tersebut ialah pengasas atau pemegang saham terbesar.

Seorang pengarah perlu bertanya:-

• Adakah transaksi ini memberi manfaat kepada syarikat?

• Adakah saya mempunyai kepentingan peribadi?

• Adakah kepentingan tersebut telah didedahkan?

• Adakah kelulusan yang betul telah diperoleh?

• Adakah transaksi ini dibuat pada terma yang munasabah?

• Bolehkah keputusan ini dijelaskan jika diperiksa kemudian?

Menggunakan aset syarikat untuk kepentingan peribadi tanpa asas boleh menimbulkan isu pelanggaran kewajipan, penggunaan tidak wajar terhadap harta syarikat atau transaksi berkepentingan.

9. “Tetapi saya satu-satunya pemegang saham. Siapa yang akan membantah?”

Masalah selalunya tidak timbul ketika perniagaan berjalan lancar.

Ia mungkin timbul kemudian apabila:-

• syarikat menerima pelabur baharu;

• saham dijual kepada pihak lain;

• pasangan atau ahli keluarga mempertikaikan pemilikan;

• berlaku pertikaian antara pengarah;

• bank menilai permohonan pembiayaan;

• pihak berkuasa menyemak rekod cukai;

• syarikat tidak mampu membayar hutang;

• pelikuidasi memeriksa transaksi terdahulu; atau

• syarikat berdepan tuntutan daripada pemiutang.

Pada ketika itu, transaksi yang berlaku beberapa tahun dahulu mungkin diperiksa satu persatu.

Jika wang dikeluarkan tanpa dokumen, sukar untuk membuktikan sama ada ia merupakan gaji, dividen, pembayaran balik hutang atau pengeluaran yang tidak dibenarkan.

Syarikat seorang pemegang saham tetap memerlukan tatakelola korporat.

10. Urus niaga dengan syarikat sendiri perlu direkodkan

Jika pengarah menyewakan bangunan miliknya kepada syarikat, menjual aset kepada syarikat atau menggunakan syarikat lain miliknya sebagai pembekal, transaksi tersebut tidak semestinya dilarang.

Namun, kepentingan pengarah dan terma transaksi perlu didedahkan serta diluluskan mengikut keperluan yang terpakai.

Perjanjian bertulis membantu menjelaskan:-

• pihak yang terlibat;

• perkhidmatan atau aset yang diberikan;

• harga atau kadar sewaan;

• tempoh transaksi;

• tanggungjawab setiap pihak; dan

• asas komersial pembayaran.

Tanpa dokumen, pengarah mungkin melihatnya sebagai aturan biasa antara perniagaan miliknya. Pihak lain pula mungkin melihatnya sebagai pemindahan nilai daripada syarikat untuk manfaat peribadi.

11. Apakah amalan yang patut dilaksanakan?

Pemilik perniagaan boleh mengurangkan risiko dengan beberapa langkah asas:-

• Asingkan akaun bank syarikat dan akaun peribadi.

• Tetapkan kaedah gaji serta imbuhan pengarah.

• Simpan resit dan dokumen bagi pembayaran balik perbelanjaan.

• Rekodkan modal dan pinjaman pengarah secara berasingan.

• Pastikan dividen disokong oleh keuntungan, kesolvenan dan kelulusan.

• Dokumentasikan transaksi dengan pengarah atau pihak berkaitan.

• Gunakan resolusi lembaga atau pemegang saham apabila diperlukan.

• Libatkan akauntan, setiausaha syarikat dan peguam sebelum transaksi luar biasa dibuat.

Tatakelola yang baik tidak bertujuan menghalang pemilik menggunakan hasil usahanya.

Ia memastikan wang dikeluarkan melalui saluran yang betul, boleh dijelaskan dan tidak menjejaskan syarikat kemudian hari.

Anda boleh memiliki keseluruhan saham dalam syarikat.

Namun, syarikat masih bukan akaun peribadi anda.